Optymalizacja kosztów (odc. 1): Jak zmniejszyć koszty stałe?

Niedawno przedstawiliśmy kilka zasad, którymi warto się kierować, zanim przystąpi się do optymalizacji kosztów w firmie. Dzisiaj, razem z Iwoną Pękalą z 4optima, bliżej przyjrzymy się jednej z nich.

Przyjmij postawę „Wszystko się da”, mimo, że wcześniej słyszałeś, że koszty stałe trzeba zaakceptować jako niezmienne, że pewne kategorie kosztów są pomijalne i nie warte zachodu, a poza tym już kiedyś próbowałeś i jesteś przekonany, że nic z tych kosztów już nie wyciśniesz…

Co to oznacza, że koszty są stałe?

W rachunkowości „stałe” oznacza, że stale się je ponosi, a nie że są w stałej wysokości. Te koszty opisane są umowami stałymi lub ramowymi, najmu czy leasingu na czas określony i wydają się nie do ruszenia. To pozory, ponieważ z każdej umowy można „wyjść”, trzeba jedynie odważnie sprawdzić, jaki będzie tego koszt i czy nowa umowa z nawiązką tego kosztu nie pokryje. Wiele z tych kosztów można, bez zrywania umów, poddać zabiegom, które skutkują ich ograniczeniem.

Poznaj prawdziwe źródła pochodzenia kosztów stałych

Aby móc wykonać działania optymalizacyjne wokół kosztów stałych, trzeba przede wszystkim zrozumieć prawdziwe źródła ich pochodzenia, czyli wnikliwie przeczytać umowy.  Bardzo często konieczne jest wsparcie się znajomością i rozumieniem sposobów, w jaki przenikają się zapisy umowne i ogólne przepisy prawa. Niejednokrotnie spotykaliśmy się z zapisami, które wprost naruszały postanowienia regulacji nadrzędnych, w postaci prawa telekomunikacyjnego, ustawy o rachunkowości czy K.C. Wykazanie nieprawidłowości zapisów w umowie może być powodem jej natychmiastowego wypowiedzenia i/lub przystąpienia do renegocjacji kontraktu, czy zareklamowania naliczonych należności za minione lata.

Kiedy umowy nie da się wypowiedzieć …

Niewypowiadalność umów nie oznacza też wprost, że z ich tytułu ponoszone koszty muszą pozostać niezmienne. Staranne wczytanie się w kontrakt i zweryfikowanie zapisów pozwoli być może zmienić pewne parametry naliczania opłat, które mimo stałości kontraktu nie zostały w nim restrykcyjnie określone na zdefiniowanym poziomie. Zmieniając te elementy być może uda nam się ograniczyć koszty. Umowę powinien więc, czytać nie prawnik, ale specjalista, który zna się na charakterystyce zakontraktowanych zakupów, rozumie budowę nabywanych produktów i wpływ określonych, zmiennych, elementów na końcowy koszt.

Sprawdźmy, czy umowa i realizacja kontraktu są zgodne …

Również to nie prawnik, a fachowiec może prześledzić zgodność dotychczasowej realizacji kontraktu z jego postanowieniami. Czy dostawca dostarczał wszystko i w takiej jakości, jak jest to opisane w umowie? Czy umowa nie nakazywała wykonywania pewnych czynności, które przez lata przestały być priorytetami i dawno nie są wymagane przez klienta? Czy wszystkie waloryzacje i aktualizacje załączników na pewno wykonano fachowo i rzetelnie? Celem audytu treści i sposobu realizacji umowy jest znalezienie wszelkich niezgodności i odchyleń, które stanowić mogą podstawę do zgłoszenia do dostawcy pewnych roszczeń.

Po pierwsze odnajdź w archiwum umowę, ze wszystkimi załącznikami i aneksami oraz kilka ostatnich faktur. Kto ma to czytać? O tym w kolejnym odcinku!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *