Jak optymalizować koszty? (odc. 2): Niech na Twoje koszty spojrzy ktoś inny

Drugą zasadą, którą należy się kierować przy optymalizacji kosztów jest dopuszczenie tzw. “świeżej krwi” do analizy. Po co? I dlaczego? O tym w naszej drugiej części poradnika przygotowanego we współpracy z 4optima.

Dobrze, żeby na Twoje koszty spojrzał ktoś, kto ich nigdy nie widział, zrobił nowe zestawienia. Może to być specjalista, może to być zaprzyjaźniony przedsiębiorca, który być może inaczej niż Ty podchodzi do kosztów. Nowa sytuacja wymaga nowych metod, świeżego spojrzenia, kogoś, kto zada Ci być może pozornie głupie pytania, ale pozwoli Ci spojrzeć z nowej perspektywy.

Pierwsza korzyść w dopuszczeniu do działań analitycznych osoby, która tych danych nie zna, leży w świeżości jej spojrzenia i interpretacji. Oglądając zestawienia i liczby, które są nam znane nie uruchamiamy pełnego potencjału śledczego, a zależy nam na wyłapaniu ukrytego potencjału. Jeśli nadal tam jest, to znaczy, że wcześniej nie rzucał się w oczy. Próbując zrozumieć, dlaczego koszty są w danej wysokości, analityk będzie tworzył własny ich obraz i logikę, a przede wszystkim zwróci uwagę na wcześniej nie analizowane aspekty.

Nasz „detektyw” może charakteryzować się jedną z dwóch, zupełnie przeciwnych, cech. Może być zupełnie zielony w analizowanej materii, nie znać elementów składowych kosztu i ich wzajemnego oddziaływania. Dla przykładu: analizując koszty wynajmu samochodów będzie zastanawiał się, czy koszt polisy ubezpieczeniowej powinien być zaliczony do kategorii „koszty użytkowania”, a może w ogóle powinny były zostać poniesione przez leasingodawcę. W ten sposób wyłapie niestandardowe księgowania.

Może też być specjalistą w kosztach utrzymania flot, wtedy jego skrupulatne posortowanie kwot zgodnie z zapisami umowy i załączników, a przede wszystkim zgodnie z jego wiedzą wskaże ewentualne rozbieżności lub zada pytanie „dlaczego ten element jak w taki sposób zapisany w umowie”, „po co za to płacicie”, „czym był uzasadniony taki wybór”?

Zrobienie zestawień sortujących dane na różne kategorie, w sposób inny niż dotychczas, pozwala inaczej obejrzeć koszty i zweryfikować poprawność ich dynamiki czy trendów. Zweryfikowana może w ten sposób zostać zgodność aktualnego stanu z wewnętrznymi regulaminami i procedurami. Nowy sposób sortowania pozwoli też zastanowić się nad proporcjami: „czy hierarchia wydatków na poszczególne segmenty odzwierciedla aktualną strategię firmy?”

Być może na wszystkie jego pytania znajdą się odpowiedzi uzasadniające, ale jeśli pojawią się wątpliwości, „nie wiem”, „to robił ktoś inny”, „to zostało dawno tak zdecydowane”, to znaczy, że pojawia się potencjał do nowego, tańszego rozwiązania.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *